That's right…Finally, my proposal for iMULAi is finished. I just submitted it five minutes ago. I think I gonna post this blog in Bahasa Indonesia.

Antara perasaan senang, gemetar, dan tegang, saya klik link yang bertuliskan "Jika anda sudah siap untuk mendaftarkan inovasi anda, Upload disini" pada situs iMULAi untuk meng-upload proposal yang sudah lebih dari 1 minggu dibuat. Lalu tampillah form yang harus diisi untuk men-submit proposal. Dengan agak gemetaran (sebenarnya bukan karena tegang, tapi karena kelaparan, karena melek semalaman sampai pagi, belum sarapan, semalam makan gak terlalu banyak, hanya dua bungkus A M**d dan segelas kopi yang menemani), saya isi form-nya, dan memilih 2 file yang akan di-upload. Memilih file-nya juga agak gemetaran, kuatirnya salah upload file. Setelah lengkap semuanya…eng ing eng…saatnya menekan tombol Save..This is it..this is the moment, there's no turning back :) Now or never..dan saya klik tombol keramat itu..Jebret ada error..ternyata file yang di-upload harus doc atau zip untuk proposal teknis, dan xls atau zip untuk proposal finansial. File yang barusan saya upload adalah docx dan xlsx, terpaksa harus me-save as kedua file tersebut ke dalam format Office 2003. Setelah siap semua, saatnya meng-upload lagi….eng ing eng…akhirnya berhasil ter-upload. Itulah pekerjaan 1 minggu lebih, hanya di-upload dalam waktu kurang dari 1 menit (emangnya mau berapa lama upload-nya kang?). Tinggal tunggu hasilnya. Semoga yang terbaiklah yang menang.

Ide…ternyata tidak cukup ada di kepala. Menuangkannya dalam bentuk tulisan, bisa menarik orang yang membacanya, apalagi sampai bisa menang dana hibah…it's very challenging. Terlepas menang atau tidaknya, setidaknya otak ini sudah lebih ringan, setidaknya hati ini terpuaskan, tantangan itu terlewati sudah. Sudah lama ingin menuangkan ide tersebut menjadi tulisan, baru sekarang kesampaian. Ah…saatnya kembali ke rumah setelah di kantor yang luar biasa dingin ini semalaman. Akan kugauli kasur dan bantal sepuasnya hari ini. Melupakan sejenak kesibukan, sampai saatnya otak bekerja lagi ntar malam.

Kepada juri-juri iMULAi, selamat menilai. Dengar-dengar sudah ada 30an proposal yang masuk…wah banyak juga ya. That's good. Berarti banyak orang-orang pintar dengan ide-ide cemerlang di tanah air tercinta ini. Senang bisa bersaing dengan kalian :)

Bagi yang penasaran (kali aja ada yang penasaran) what my proposal (on behalf of my company) is all about..The title is Port Management Portal (PORTMAP). Here it is…

Gambaran Inovasi

Latar Belakang

Indonesia adalah sebuah negara kepulauan terbesar di dunia dengan 17.509 pulau, sekitar 11.500 diantaranya didiami oleh manusia. Pulau-pulau tersebut dipisahkan oleh laut dan selat dan diapit oleh Samudera Pasifik dan India. Begitu luasnya laut Indonesia membuat Indonesia disebut sebagai negara maritim terbesar di dunia. Sebagai negara maritim dan perbatasannya dengan Samudera Pasifik dan India membuat Indonesia dapat diakses melalui laut dengan mudah dari mana saja. Hal tersebut membuat Indonesia telah menjadi menjadi perlintasan dan persinggahan dunia sejak dahulu kala. Sejak zaman kerajaan Sriwijaya Indonesia telah ramai dikunjungi para pedagang dari Tionghoa dan Arab untuk berdagang sehingga perekonomian tumbuh terutama di sekitar wilayah pelabuhan. Di berbagai peradaban, wilayah di sekitar pelabuhan laut dan sungai selalu menjadi pusat perdagangan sehingga berdampak pada pertumbuhan ekonomi di daerah tersebut.

Pelabuhan mempunyai peran dan fungsi yang sangat penting dalam pergerakan dan pertumbuhan perekonomian suatu negara. Sejak awal perkembangan ekonomi dunia, pelabuhan dalam bentuknya yang paling sederhanapun telah memerankan diri sebagai faktor penting pergerakan ekonomi yang ditandai pertukaran arus barang atau logistik.

Di Indonesia, perkembangan kuantitas dan kualitas pelabuhan juga semakin menunjukkan kecenderungan yang menggembirakan. Hampir di setiap kawasan atau daerah yang sedang mengalami pertumbuhan ekonomi dinamis, bisa dipastikan hadir pelabuhan pantai yang menopang perkembangan tersebut. Saat ini tercatat ada 141 buah pelabuhan bertaraf internasional di seluruh wilayah nusantara. Ke depannya, dari 141 pelabuhan tersebut akan ditetapkan 25 pelabuhan sebagai pelabuhan utama (hub port) yang diproyeksikan akan menjadi pintu penting kontak perdagangan (ekspor-impor) dengan manca negara.

Pentingnya peran dan fungsi pelabuhan bagi Indonesia mengharuskan dilakukannya perbaikan dan pengembangan di berbagai sisi, mulai dari regulasi, manajemen, sampai infrastruktur. Salah satu sisi infrastruktur yang perlu segera mendapat perhatian adalah teknologi informasi (Information Technology – IT). Menurut beberapa referensi, pelabuhan berskala internasional seperti South Caroline State Port, tidak hanya didukung oleh infrastruktur pelabuhan yang lengkap, tapi juga ditunjang oleh infrastruktur teknologi informasi. Teknologi informasi dapat meningkatkan kemudahan dan efisiensi baik bagi customer maupun pengelola pelabuhan. Software aplikasi yang di-publish di internet dapat digunakan oleh customer atau agent kapal untuk melakukan booking penggunaan jasa kepelabuhanan secara online, dan kemudian dapat melihat schedule dan progress pelayanan. Di sisi lain, pengelola pelabuhan dapat dimudahkan dalam pengelolaan pelabuhan, seperti: scheduling & planning, monitoring, dan pelaporan kinerja pelabuhan kepada pihak manajemen.

Dari 141 pelabuhan besar yang ada di Indonesia, seberapa banyak yang sudah berbasiskan IT dalam manajemennya? Tidak ada data yang pasti tentang itu. Akan tetapi, menurut pengetahuan kami, salah satu pelabuhan BUMN terbesar dan terdalam di Indonesia, Cigading Port, yang dikelola oleh PT. Krakatau Bandar Samudera (PT. KBS), sebelumnya belum memiliki software aplikasi untuk mengelola operasional pelabuhannya. Baru pada awal tahun 2007 PT. KBS berhasil men-deploy sebuah sistem yang mereka namakan Vessel Scheduling Application (VESSA). Sebagai catatan, pelabuhan ini sering dijadikan benchmark bagi pelabuhan-pelabuhan lainnya di Indonesia, terutama pelabuhan bulk cargo. Jika Cigading Port, yang notabene sering dijadikan benchmark, baru saja mengimplementasikan sistem manajemen pelabuhan, mungkin saja masih banyak pelabuhan-pelabuhan lain yang belum menerapkan sistem serupa.

Sekarang mari kita bayangkan adanya sebuah sistem software yang generik yang dapat digunakan untuk mengakomodasi kebutuhan begitu banyak pelabuhan di Indonesia, bahkan di dunia. Manajemen pelabuhan pada dasarnya sama. Manajemen pelabuhan pada dasarnya selalu berurusan dengan hal-hal seperti: penjadwalan dan pengelolaan sandar kapal, pergerakan kapal, bongkar muat cargo dan container, dan pelayanan lainnya. Dengan demikian, ide untuk membuat sistem generik semacam itu bukanlah sebuah mimpi belaka.

DyCode sendiri adalah pengembang dan implementor sistem VESSA yang telah disinggung di atas. Proses bisnis yang diakomodasi dalam VESSA memang masih spesifik untuk keperluan Cigading Port. Akan tetapi, karena Cigading Port sering dijadikan tolak ukur bagi pelabuhan lainnya di Indonesia, maka dapat diperkirakan bahwa proses bisnis di pelabuhan lainnya tidak jauh berbeda. Selain itu, kami pernah membandingkan fungsionalitas VESSA dengan software yang dibuat oleh perusahan Norwegia, Navtek AS, dengan produknya yang bernama Port Management Information System (PIMS), yang telah diimplementasikan di beberapa negara seperti Inggris, Malaysia, dan Saudi Arabia. Kami mendapati ternyata fungsionalitas keduanya tidak jauh berbeda. Artinya, proses bisnis manajemen pelabuhan di luar negeri juga tidak terlalu berbeda dengan pelabuhan dalam negeri.

Kami menyakini bahwa seiring dengan semakin banyaknya implementasi sistem serupa di pelabuhan-pelabuhan lain, akan semakin banyak referensi proses bisnis yang bisa diakomodasi. Sehingga, pengembangan sistem manajemen pelabuhan yang generik untuk mengelola mayoritas pelabuhan menjadi lebih dimungkinkan.

Inovasi

Seperti tersirat di atas, inovasi yang kami usulkan adalah pengembangan sebuah sistem manajemen pelabuhan. Sistem tersebut akan dibangun segenerik mungkin sehingga bisa mengakomodasi berbagai proses bisnis mayoritas pelabuhan di Indonesia dan di dunia. Sistem akan diwujudkan sebagai aplikasi berbasis web dan diharapkan dapat diimplementasikan sebagai shared service yang ditawarkan dengan model bisnis Application Service Provider (ASP). Oleh karena itu, sistem ini kami namakan Portal Manajemen Pelabuhan atau Port Management Portal atau disingkat PORTMAP.

Objectives

Sasaran pengembangan PORTMAP adalah tersedianya sebuah sistem yang dapat mengakomodasi kebutuhan pengelola pelabuhan untuk mengoptimalkan manajemen operasional pelabuhan serta memberikan value-added services kepada pengguna jasa kepelabuhanan (customer). Sasaran selanjutnya adalah men-deploy sistem tersebut sebagai portal internet yang dapat dipakai bersama (shared) oleh berbagai pengelola pelabuhan dalam rangka melayani customer dan mengelola operasional pelabuhan masing-masing. Melalui portal ini pula para customer dapat memilih pelabuhan yang diinginkan untuk melayani kebutuhan sandar dan bongkar/muat cargo/container atau naik/turun penumpang mereka.

Fungsionalitas

Berdasarkan sasaran di atas dapat disimpulkan setidaknya ada dua pihak yang terlibat dalam PORTMAP, yaitu customer dan pengelola pelabuhan. Berikut ini dijelaskan lebih rinci sasaran fungsionalitas PORTMAP menurut persfektif kedua pihak tersebut.

Customer

Customer yang dimaksud di sini adalah perwakilan/pemilik kapal atau biasa disebut agent, pemilik barang (cargo owner), dan perusahaan bongkar muat (PBM). Fungsionalitas PORTMAP yang diperuntukan bagi customer adalah sebagai berikut.

1. Registration

   Memungkinkan customer untuk melakukan registrasi ke dalam sistem PORTMAP. Begitu registrasi tersebut disetujui, customer akan memiliki account yang dapat digunakan untuk mengakses layanan-layanan di dalam PORTMAP.

2. Booking

   Mengingat resource pelabuhan yang terbatas dan demi keteraturan, customer harus melakukan booking layanan sandar kapal atau layanan lainnya sebelum dapat dilayani. PORTMAP harus memudahkan customer untuk melakukan booking, baik melalui portal dengan cara mengisi form booking, atau dengan mengirim email atau pesan SMS dengan format tertentu. Dengan tersedianya ketiga access channel tersebut (portal, email, SMS) memungkinkan customer untuk dapat mem-booking dari mana saja dan kapan saja selama terhubung dengan internet atau berada dalam coverage area jaringan selular.

3. Booking List

   Selain dikirim melalui email dan/atau SMS, status booking juga dapat dilihat oleh customer pada halaman booking list. Setiap customer tidak bisa melihat list booking milik customer lainnya.

4. Schedule

   Berdasarkan data booking yang masuk ke PORTMAP pengelola pelabuhan akan melakukan scheduling dan membuat rencana layout sandar kapal. Hasil scheduling dan rencana layout sandar kapal dapat dilihat dan diunduh secara online oleh customer.

5. Service Progress Monitoring

   PORTMAP memungkinkan customer untuk memonitor progress pelayanan, seperti: waktu-waktu penting, progress bongkar muat cargo, dan layanan-layanan lain yang digunakan. Waktu-waktu penting yang dimaksud adalah: Time of Arrival (TA), Time of Berthing (TB), Commenced Time (CT), Estimated Berthing Time (EBT), Shifting Time, sampai Time of Depature (TD). Progress bongkar/muat cargo ditampilkan per cargo dan per hari, berapa berat (tonnage) cargo yang dibongkar/muat, progress sampai saat ini, sisa tonnage, serta estimasi dan aktual laju bongkar/muat. Melalui fitur ini, customer juga dapat mengetahui status layanan, apakah masih dalam pelayanan (servicing) atau sudah selesai (served).

Pengelola Pelabuhan

Dalam mengelola operasional pelabuhan, pengelola biasanya memiliki dua perspektif: sebelum pelayanan (pre-service) dan pelayanan sampai selesai (servicing). Usaha-usaha yang dilakukan terhadap kapal atau customer dari booking sampai sesaat sebelum kedatangan kapal semuanya tercakup ke dalam Pre-service. Sementara semua usaha yang dilakukan sejak kapal tiba sampai berangkat lagi tercakup ke dalam Servicing. Adalah penting untuk memisahkan keduanya guna mempartisi data dan proses bisnis. Data yang diperoleh dalam proses Pre-service, seperti estimasi-estimasi sangat diperlukan untuk mengestimasi pendapatan dan menentukan prioritas pelayanan. Kadangkala prioritas pelayanan diperlukan mengingat keterbatasan resource pelabuhan. Data yang berkembang dalam proses Servicing merupakan data aktual, perlu dibedakan dengan data planning. Oleh karena itu, fungsionalitas bagi pengelola pelabuhan dibagi menjadi dua kelompok besar sebagai berikut.

Pre-service Management

1. Booking List

   Booking yang dilakukan oleh semua customer dapat dilihat oleh pengelola pada halaman ini. Dari sini pengelola dapat melihat data detail, meng-edit, menghapus, dan memberikan respon status untuk setiap booking. Setiap perubahan status akan dinotifikasi ke customer terkait dalam bentuk email dan/atau SMS. Status yang dikirim dapat disertai dengan pesan atau catatan tertentu.

2. Planning

   Booking yang sudah dikonfirmasi dapat dilanjutkan ke tahap planning. Planning pada dasarnya melengkapi data booking dengan data tambahan yang disusulkan oleh customer dan data estimasi, seperti: estimasi lama bersandar (Estimation of Berthing Time) dan Estimated Time of Departure (ETD), yang dapat diestimasi dari tonnage cargo yang dibongkar/muat dan laju bongkar/muat perhari (berdasarkan kemampuan dan ketersediaan alat). Berdasarkan tarif yang berlaku dapat diestimasi pendapatan untuk setiap kapal.

3. Scheduling

   Kapal-kapal yang sudah dilengkapi data planning-nya dan sudah di-approve untuk bersandar perlu segera dijadwalkan dan diatur tata letaknya pada dermaga. Untuk keperluan ini, pengelola dibantu dengan tool visual sehingga posisi kapal dapat ditempatkan dan diketahui dengan pasti nantinya pada dermaga-dermaga pelabuhan. Rancangan tool tersebut ditunjukan seperti gambar 1.

   Pada gambar tersebut diperlihatkan posisi kapal-kapal yang diwakili dengan gambar mirip peluru. Posisi horizontal menunjukan posisi kapal terhadap dermaga, sementara posisi horizontal adalah posisi waktu estimasi kedatangan (ETA). Tool ini direncanakan berbasis Microsoft Excel untuk memudahkan development, penggunaan, dan deployment.

Servicing Management

Semua fungsionalitas yang berhubungan dengan pelayanan aktual kapal tercakup dalam kategori ini, yaitu sebagai berikut.

1. Start Service

   Saat kapal tiba (arrival) di pelabuhan, saatnya pelayanan dimulai. Fungsi ini digunakan untuk menandai mulainya pelayanan.

2. Service Time Management

   Pencatatan waktu-waktu penting selama pelayanan, seperti: Time of Arrival (TA), Time of Berthing (TB), Commenced Time, Shifting Time, sampai Time of Depature (TD).

3. Service Data Management

   Memungkinkan manajemen data selama pelayanan, seperti: bongkar muat cargo, penggunaan equipment (crane, conveyor), penggunaan air dan listrik, pengisian bahan bakar, delay time, dan aktivitas lainnya.

4. Cargo Management

   Halaman ini memusatkan fungsi manajemen data cargo, termasuk menambahkan atau mengurangi data cargo di luar rencana awal (booking).

5. Equipment Usage

   Menampilkan dan memperbaiki data penggunaan equipment. Dari sini diketahui berapa lama sebuah equipment telah digunakan sehingga bisa diketahui nilai produktivitas setiap equipment dan kapan waktunya untuk dilakukan maintenance.

6. End Service

   End Service digunakan untuk menandai akhir pelayanan terhadap sebuah kapal. Pada saat mengakhiri pelayanan, juga dicatat waktu-waktu yang berhubungan dengan akhir pelayanan, seperti Unberthing Time, dan Time of Departure. Waktu tersebut dapat digunakan untuk menghitung lama penggunaan jasa sandar kapal.

7. Service List

   Menampilkan semua data kapal yang sedang (servicing) dan sudah dilayani (served).

Itulah sekelumit sasaran fungsionalitas yang akan diimplementasikan di dalam PORTMAP.

Implementasi

Setelah selesai dibangun, PORTMAP nantinya dapat diimplementasikan dalam 2 skema, yaitu:

Customizable Solution

PORTMAP dapat dipasarkan dan diimplementasikan sebagai customizable solution untuk setiap pelabuhan yang memerlukannya. Sebagai customizable solution, item data, proses bisnis, dan bentuk reporting dalam PORTMAP akan disesuaikan dengan kebutuhan pelabuhan yang mengimplementasikannya.

Shared Service

Alternatif implementasi lainnya adalah men-deploy PORTMAP sebagai shared service application dalam bentuk portal internet. Dengan skema demikian, diharapkan:

• PORTMAP dapat digunakan secara bersama oleh semua perusahaan pelabuhan yang berlangganan (subscribe).
• Karena sifatnya yang dibagi pakai (shared), perusahaan pelabuhan tidak harus membeli PORTMAP dan cost software ditanggung bersama di antara sesama pengguna.
• Membebaskan perusahaan pelabuhan dari biaya deployment dan maintenance software karena hal tersebut sepenuhnya menjadi tanggung jawab pengelola PORTMAP.
• PORTMAP dapat menjadi single entry bagi customer untuk menggunakan jasa-jasa kepelabuhanan dari pelabuhan yang diinginkan dan dapat berpindah ke pelabuhan lain dengan mudah melalui satu gerbang.

Implementasi seperti ini menawarkan model bisnis Application Service Provider (ASP). Nantinya perlu studi kelayakan lebih lanjut untuk melihat feasibilitas model bisnis seperti itu.

Alternatif implementasi manapun yang diambil, arsitektur deployment PORTMAP tetap mirip seperti dapat dilihat pada gambar 3.

Hambatan Industri Yang Teratasi

Dalam kaitannya dengan manajemen operasional pelabuhan berbasis IT, setidaknya ada dua fakta yang kami temui di lapangan, yaitu:

1. Masih banyak pelabuhan, terutama di Indonesia, yang belum menerapkan sistem informasi berbasis IT untuk mendukung operasionalnya.
2. Belum banyak solusi software aplikasi manajemen pelabuhan yang tersedia di pasaran. Bahkan untuk pasar Indonesia, sampai saat ini kami belum pernah mendengar atau menemukan solusi serupa. Untuk pasar duniapun, tidak banyak produsen yang menyediakan solusi ini. Salah satu pemain di luar negeri, tepatnya negera tetangga Malaysia, adalah Portrade AS dengan solusinya Integrated Port Management System (IPMS). Jika Malaysia bisa membuat solusi tersebut, mengapa kita tidak.

Melihat kondisi tersebut, PORTMAP diharapkan dapat berkontribusi dalam penyediaan solusi manajemen operasional pelabuhan. Baik diimplementasikan sebagai customizable solution maupun shared service, diharapkan PORTMAP dapat membantu peningkatan kualitas pengelolaan pelabuhan di Indonesia dan di dunia. Dengan demikian diharapkan perolehan devisa negara dapat meningkat dan berkontribusi secara signifikan terhadap perekonomian negara.

Implementasi PORTMAP diharapkan dapat mengatasi hambatan-hambatan yang dialami industri pelabuhan, baik secara internal maupun ekternal. Beberapa hambatan atau permasalahan yang dimaksud adalah sebagai berikut.

1. Terjadi banyak duplikasi data di berbagai bagian operasional. Perpindahan data antara proses bisnis masih perlu dilakukan secara manual.
2. Kesulitan dan kesalahan dalam proses scheduling dan planning
3. Kesulitan untuk mengantisipasi delay dan waiting time
4. Paperwork intensive
5. Kesulitan memantau kondisi real di pelabuhan secara realtime, seperti posisi dan pergerakan kapal, progress bongkar muat, dan lain-lain
6. Membuat dan menghitung berbagai jenis laporan secara manual, seperti Berth Occupancy Ratio (BOR), adalah pekerjaan yang menyita waktu
7. Kesulitan customer untuk memperoleh informasi jadwal secara cepat dan mudah
8. Customer tidak dapat melihat progress pelayanan secara realtime

Sebenarnya masih banyak permasalahan lain yang lebih teknis yang terjadi di lapangan. Sekarang pertanyaannya, bagaimana permasalahan di atas dapat diatasi dengan implementasi PORTMAP? Kami jelaskan secara detail pada bagian Potensi Dampak Inovasi di bawah ini.

Potensi Dampak Inovasi

Implementasi PORTMAP berpotensi mengubah cara kerja manajemen operasional pelabuhan yang sebelumnya manual, redundan, paperwork-intensive, dan tidak terintegrasi menjadi lebih baik dengan berbasiskan software yang terintegrasi, otomatis, mudah, dan cepat.

Untuk memperlihatkan bagaimana perubahan ke arah lebih baik yang dimaksud di atas, lagi-lagi kami melihatnya berdasarkan dua perspektif, yaitu:

Pengelola Pelabuhan

PORTMAP dapat mengubah cara kerja pengelola pelabuhan dalam mengelola pelabuhannya diantaranya dalam hal-hal sebagai berikut.

1. Booking Management

   Sebelum berbasiskan sistem informasi, pengelolaan booking customer cukup menyulitkan. Data booking memang sudah dicatat menggunakan software Spreadsheet, tapi untuk keperluan notifikasi status booking tetap harus dilakukan manual melalui telepon, fax, atau email. Data tersebut juga tidak bisa langsung digunakan untuk keperluan scheduling. Dengan berbasiskan sistem seperti PORTMAP, pengelolaan booking menjadi terpusat. Notifikasi status dapat langsung dilakukan dari halaman booking list semudah mengklik tombol. Data booking dapat langsung digunakan dalam proses scheduling.

2. Scheduling & Planning

   Proses scheduling tanpa bantuan sistem sangat time-consuming dan berkemungkinan terjadi kesalahan. Contraint-constraint tidak bisa di-apply, seperti time collision antara dua kapal atau lebih dan penempatan kapal pada dermaga yang kedalamannya tidak mencukupi. Estimasi pendapatan juga susah dihitung secara cepat, sehingga tidak bisa membuat prioritas pelayanan. PORTMAP dapat berperan mengurangi kerumitan dan kesalahan scheduling dengan menyediakan fungsionalitas scheduling secara visual dan mudah. Dengan PORTMAP juga diharapkan planning menjadi jauh lebih mudah dan cepat.

3. Realtime Service Monitoring

   Tanpa sistem seperti PORTMAP, tidak dimungkinkan untuk memantau progress pelayanan secara realtime, seperti: progress bongkar/muat cargo. Posisi kapal-kapal pada dermaga juga tidak dapat diketahui secara realtime. Dengan bantuan PORTMAP, perhitungan progress tonnage bongkar/muat dapat dilakukan secara realtime.

4. Paperless Administration

   Dalam proses bisnis pengelolaan pelabuhan, sangat banyak paperwork yang terjadi dimulai dari proses booking sampai selesai pelayanan. PORTMAP dapat menjadi media kolaborasi semua pihak sehingga paperwork dapat dikurangi.

5. Reporting

   Merekap secara manual data kunjungan kapal dan penggunaan dermaga untuk menghitung Berth Occupancy Ratio (BOR) misalnya, dapat menguras waktu dan tenaga. Dengan bantuan PORTMAP semua reporting dapat dihasilkan seketika dan dapat dipastikan kebenarannya.

Customer

Dengan berbasiskan PORTMAP, diharapkan customer akan merasakan pengalaman yang berbeda dalam penggunaan jasa kepelabuhanan. Mulai dari booking, pemantauan pelayanan, sampai selesai pelayanan, semuanya dapat dilakukan secara online, mudah, dan cepat. Selain mendapati pengalaman baru yang lebih baik, kepuasan dan kepercayaan customer akan meningkat.

Indikator Keberhasilan

Keberhasilan implementasi PORTMAP dapat diukur berdasarkan besaran atau indikator sebagai berikut.

Indikator Kuantitatif

1. Waiting Time

   Waiting time adalah sebuah besaran waktu yang menyatakan lamanya kapal menunggu sejak kedatangannya (arrival) sampai bisa merapat ke dermaga (berthing). Ketika kapal mengalami waiting time, maka pengelola pelabuhan akan dikenai denda yang cukup besar perjamnya. Sehingga semakin kecil waiting time tentu semakin baik. Untuk menjadi pelabuhan berskala internasional, rata-rata waiting time di sebuah pelabuhan harus maksimal 1 jam. Waiting time di beberapa pelabuhan di Indonesia masih cukup besar, yaitu antara 2 – 4 jam.

   Perbaikan pada proses scheduling akan berpengaruh pada pengurangan waiting time. Salah satu indikator keberhasilan implementasi PORTMAP adalah berkurangnya waiting time.

2. Berth Occupancy Ratio

   Ada sebuah besaran yang digunakan untuk menunjukan efisiensi penggunaan/utilisasi dermaga, yaitu Berth Occupancy Ratio (BOR), dimana semakin tinggi persentase BOR tentu semakin baik. Selain berpengaruh pada pengurangan waiting time, perbaikan pada scheduling juga akan berpengaruh pada peningkatan BOR.

3. Paperwork

   Dengan imlementasi PORTMAP diharapkan terjadi pengurangan yang siginifikan terhadap jumlah dokumen yang beredar secara fisik. Oleh karena itu, pengurangan paperwork juga bisa menjadi indikator keberhasilan PORTMAP. Paperless administration telah terbukti mampu meningkatkan produktifitas dan penghematan di beberapa pelabuhan, seperti Pelabuhan Busan di Korea, yang mampu menghemat lebih dari 25 juta dolar US dari biaya logistik.

Indikator Kualitatif

1. Tingkat Kepuasan Customer

   Value-added services yang disediakan PORTMAP diharapkan dapat meningkatkan kepuasan customer.

2. Birokrasi

   Implementasi PORTMAP diharapkan dapat mengurasi birokrasi dalam penggunaan layanan dengan cara mengurangi frekuensi tatap muka antara customer dan pengelola serta pengurangan paperwork. Hal tersebut juga dapat menghindari kemungkinan korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN) dan pungutan liar.

3. Corporate Image

   Implementasi sistem seperti PORTMAP dapat meningkatkan corporate image dari perusahaan pengelola pelabuhan mengingat berbagai efisiensi yang ditawarkan dan pelayanan yang lebih baik.

Untuk mengukur indikator-indikator tersebut tentu saja memerlukan waktu dan studi kasus. Begitu selesai dibangun, PORTMAP perlu segera diimplementasikan setidaknya di sebuah pelabuhan. Kami memprediksi setidaknya diperlukan waktu 6 bulan sejak deployment supaya PORTMAP bisa dioperasionalkan secara optimal. Setelah selang waktu tersebut, baru dapat diukur apakah indikator-indikator di atas mengalami perbaikan ke arah yang positif guna mengetahui tingkat keberhasilan PORTMAP.

Lampiran

Lampiran Gambaran Inovasi

Rancangan PORTMAP Scheduling Tool

Gambar 1 – Rancangan PORTMAP Scheduling Tool berbasis Microsoft Excel 2007

System Architecture

Gambar 2 – PORTMAP System Architechture

Deployment Architecture

Gambar 3 – PORTMAP Deployment Architecture

Demikian proposal kami buat iMULAi. All comments are welcome very much. Semoga ide ini berguna dan bisa sedikit berkontribusi demi menyokong kemajuan perekonomian bangsa kita (nasionalis banget gua ya ;) ).

Updated on Monday, Jan 7, 2008 03:59

Share this post: | | | |