MOSS 2007: Records Management
Mendengar kata "records management" yang terbayang di benak saya adalah proses pengelolaan data / list / log. Namun, sejalan dengan proses belajar tentang konsep yang dibawa oleh MOSS 2007, records management ternyata lebih kompleks dari sekedar catatan biasa / list. Records management juga berbeda dengan document management - karena records management membutuhkan persyaratan-persyaratan khusus yaitu:
- pengklasifikasian harus dapat dilakukan secara otomatis
- pencatatan harus dilakukan cara unik
- memiliki sistem auditing dan aturan yang standar
- harus memiliki lingkungan terpisah yang independen
- akses baca yang terbatas/terkendali
Jadi records management adalah sebuah document management ditambah dengan syarat-syarat dasar tersebut; atau dengan kata lain saya bisa mengatakan bahwa records management adalah proses pencatatan dan pengumpulan bukti-bukti ke sebuah wadah didalam MOSS 2007. Dengan memanfaatkan fitur-fitur di document library, information rights management (IRM) dan auditing, maka MOSS 2007 dapat digunakan untuk membuat records management untuk sebuah organisasi. Nah, pekerjaan kita selanjutnya adalah bagaimana mengimplementasikan sebuah records management di MOSS 2007 agar memenuhi standar yang berlaku (misal, aturan retensi, auditing dll).
Sebuah records management dapat dimodelkan seperti dibawah ini,
Pada gambar diatas records owner mengirimkan semua catatannya kepada records manager. Catatan itu dapat berupa dokumen digital atau dokumen hasil digitalisasi dengan menggunakan perangkat digitalisasi seperti scanner, foto dsb. Records owner sendiri dapat merupakan seorang pekerja informasi (Information Worker) yang memeliki akses kedalam informasi yang ada di server (Exchange, Sharepoint dsb) melalui terminalnya. Kemudian, semua catatan dimasukkan kedalam records repository, dimana aturan-aturan baku diberlakukan secara otomatis kedalam catatan yang disimpan tersebut.